Conditions générales de vente (CGV)
1) Conclusion du contrat
Bureaux
La demande de réservation d’un bureau par l’intéressé(e) se fait directement via la plateforme de commercialisation (www.kuia-office.ch) de kuia-office. Le contrat entre l’utilisateur et l’exploitant (Alfred Müller AG), composé de la convention d’utilisation et des présentes conditions générales, est conclu avec la confirmation de la demande de réservation par l’exploitant. La confirmation se fait par l’envoi de la convention d’utilisation et des présentes conditions générales par l’exploitant à l’utilisateur.
La résiliation par l’utilisateur se fait par écrit ou par e-mail. La résiliation par l’exploitant doit se faire par écrit, par lettre recommandée.
Les prestations de l’exploitant et les tarifs en vigueur sont consultables sur le site web et/ou dans l’espace utilisateur. L’exploitant est en droit de faire exécuter des prestations par des tiers dans le cadre de la convention d’utilisation.
En règle générale, aucun interlocuteur de l’exploitant n’est physiquement présent sur place. Les demandes et communications à l’exploitant doivent être faites via l’espace utilisateur (Helpdesk), par e-mail ou par téléphone. La joignabilité est assurée les jours ouvrables pendant les heures de bureau.
Salles de réunion et postes de travail en co-working
Les salles de réunion et les postes de travail en co-working peuvent être réservés directement sur le site web, moyennant paiement. Il s’agit de réservations de courte durée qui peuvent être annulées dans l’espace utilisateur pendant le délai d’annulation.
2) Remise et restitution des locaux
L’utilisateur prend possession des locaux et installations réservés du kuia-office à la date de début d’utilisation de la convention d’utilisation en présence d’un(e) représentant(e) de l’exploitant ou de manière autonome.
L’utilisateur doit signaler à l’exploitant, via le Helpdesk dans l’espace utilisateur, tout défaut éventuel dans les dix jours suivant la date de début d’utilisation conformément à la convention d’utilisation. Passé ce délai, les locaux et installations sont considérés comme remis sans défaut et entièrement aptes à l’usage.
Les locaux et installations doivent être restitués à la fin de la durée d’utilisation en bon état, compte tenu de la vétusté ou des défauts signalés au début, au plus tard à 18h00 le dernier jour d’utilisation. Les émetteurs manuels et cartes de parking manquants ou défectueux doivent être remplacés par l’utilisateur à ses propres frais. L’indemnité de frais s’élève à CHF 100.00 par émetteur manuel/carte de parking.
L’exploitant doit signaler à l’utilisateur par e-mail les défauts dus à une usure excessive dans les dix jours suivant la fin de la durée d’utilisation. Si l’utilisateur ne s’oppose pas par écrit ou par e-mail aux défauts et dommages qui lui ont été signalés dans un délai de dix jours, ceux-ci sont considérés comme acceptés par lui. Les défauts et dommages concernés sont réparés par l’exploitant aux frais de l’utilisateur.
3) Règlement d’utilisation
Les locaux et prestations réservés ne peuvent être utilisés qu’aux fins convenues. L’utilisation et les prestations sollicitées ne sont en principe pas transmissibles à des tiers. Si l’utilisateur souhaite céder tout ou partie des locaux et/ou prestations réservés à d’autres personnes (physiques ou morales) pour une utilisation (conjointe), il doit obtenir au préalable l’accord de l’exploitant. L’exploitant peut refuser son accord sans indication de motifs. L’utilisateur reste dans tous les cas le seul cocontractant de l’exploitant et est entièrement responsable du respect de toutes les obligations découlant de la convention d’utilisation et des présentes CGV, y compris par les personnes auxquelles il a cédé l’utilisation (conjointe). L’utilisateur est responsable de la mutation des droits d’accès aux locaux. Les mutations se font via l’espace utilisateur du kuia-office. L’utilisateur s’engage à saisir les données nécessaires de manière complète et correcte.
L’utilisateur s’engage à signaler immédiatement à l’exploitant les modifications pertinentes pour le contrat des données de base relatives aux personnes et à l’adresse. Les données de connexion et les autorisations d’accès ne doivent pas être transmises à des tiers et doivent être protégées contre tout accès non autorisé.
L’utilisateur prend acte du fait que, dans le cadre de la mise à disposition de bureaux meublés par l’exploitant, le personnel de nettoyage a accès à ses locaux pour effectuer le nettoyage hebdomadaire. Celui-ci a généralement lieu les jours ouvrables à partir de 18h00 ou le samedi entre 07h00 et 12h00. L’heure exacte du nettoyage est fixée par l’exploitant.
L’apposition de panneaux publicitaires, d’inscriptions, de stores, de vitrines, d’antennes et d’images par l’utilisateur est interdite dans tous les locaux. Sur demande, l’utilisateur a la possibilité de présenter son entreprise sur l’écran d’information de la cafétéria.
L’utilisateur est tenu d’utiliser tous les locaux et installations avec soin et conformément à leur destination, de les maintenir dans un état propre et ordonné et de tenir compte des autres utilisateurs et des tiers. L’utilisateur est responsable de tous les dommages causés par lui ou par ses collaborateurs et visiteurs. Les dommages causés aux objets d’aménagement ou dans les locaux doivent être signalés immédiatement à l’exploitant.
L’utilisateur n’est pas autorisé à brancher ses propres machines à café, appareils de chauffage, fours à micro-ondes, cuisinières ou autres appareils électriques dans les locaux du kuia-office. L’utilisateur n’a pas le droit d’effectuer des modifications structurelles.
Le stockage de substances inflammables ou explosives (comme des bidons d’essence, des bouteilles de gaz ou des feux d’artifice) dans les locaux du kuia-office est interdit.
Il est interdit à l’utilisateur d’exercer dans les locaux du kuia-office des activités commerciales ou privées qui entraînent des nuisances ou des effets néfastes tels qu’un bruit excessif, des vibrations, des odeurs désagréables, etc. ou qui portent atteinte à la bonne réputation de la maison. Il est interdit d’amener des animaux.
Dans les zones générales telles que la cafétéria, la kitchenette, les lounges, les cabines téléphoniques, les couloirs, etc., il est interdit de placer des appareils et objets privés. Il est interdit de préparer des repas à forte odeur.
Il est interdit de fumer dans tous les locaux du kuia-office ainsi que dans les zones générales du bâtiment (cage d’escalier et toilettes).
L’exploitant, ses représentants et le Facility Management sont autorisés à pénétrer dans les locaux du kuia-office moyennant un préavis de 48 heures pour préserver le droit de propriété et effectuer des réparations ou des travaux d’installation, en cas d’urgence également en l’absence de l’utilisateur.
L’exploitant et ses représentants sont autorisés, moyennant un préavis de 48 heures, à montrer les locaux à des personnes intéressées pendant les heures d’ouverture habituelles dans le cadre d’une relation résiliée, étant entendu que la perturbation de l’activité commerciale de l’utilisateur doit être réduite au minimum.
4) Coûts
L’utilisation des salles de réunion est payante. Le droit d’utilisation est limité à la durée réservée. Les éventuels avoirs dus à des temps ou services non utilisés sont caducs et ne sont pas remboursés.
Les factures pour les salles de réunion et les postes de travail en co-working réservés sont déposées dans l’espace utilisateur et peuvent être téléchargées. Sauf indication contraire, tous les prix indiqués pour toutes les offres s’entendent hors TVA légale.
5) Accès
L’accès aux bureaux est possible à tout moment pour l’utilisateur et ses collaborateurs pendant la durée d’utilisation. L’exploitant assure l’accès aux locaux via une application pour smartphone.
Les postes de travail en co-working sont librement accessibles du lundi au vendredi, pendant les heures de bureau (07h00 – 19h00), à l’exception des jours fériés cantonaux.
L’autorisation d’accès aux salles de réunion se fait en revanche automatiquement dans l’application ou par lien vers la période réservée.
Il est à la discrétion de l’exploitant d’adapter le type d’accès. Pour les autorisations de stationnement ou les places de parking dans le parking souterrain, une carte de parking ou un émetteur manuel est remis.
6) Disponibilité des zones générales
Les zones générales ne peuvent pas être réservées. Elles ne peuvent être occupées que brièvement.
7) Responsabilité de l’exploitant, assurance
L’exploitant assure le bâtiment contre les dommages causés par le feu, les éléments naturels et l’eau. L’exploitant assure en outre le mobilier mis à disposition par ses soins ainsi que les marchandises, machines et autres objets d’aménagement contre les dommages causés par le feu et l’eau, le cambriolage et le vol.
L’utilisateur doit assurer lui-même ses propres objets. L’exploitant n’assume aucune responsabilité en cas de dommages ou de perte d’objets personnels de l’utilisateur dans les locaux du kuia-office.
8) Responsabilité de l’utilisateur
L’utilisateur est responsable de tous les dommages causés par ses collaborateurs et visiteurs aux locaux, aux équipements et aux autres objets mis à disposition dans le cadre de la convention d’utilisation. Ceci vaut également en cas de perte ou de vol d’un objet qui a été mis à disposition de l’utilisateur par l’exploitant. L’utilisateur est également responsable de tous les dommages consécutifs qui en découlent.
9) Utilisation d’Internet
L’utilisateur s’engage à ne pas utiliser abusivement l’accès à Internet. L’exploitant ne garantit aucune qualité particulière de la connexion Internet.
L’exploitant n’assume aucune responsabilité pour les dommages qui résultent de l’utilisation d’Internet par l’utilisateur. Les prestations de l’exploitant ne dispensent pas l’utilisateur de son obligation de respecter les normes de sécurité usuelles et reconnues, comme par exemple l’utilisation de programmes antivirus et d’alerte régulièrement mis à jour, la vérification de la plausibilité des données entrantes, la sauvegarde régulière des données, la modification régulière des mots de passe ainsi qu’un contrôle d’accès approprié.
Panne de service, support
L’utilisateur doit signaler immédiatement à l’exploitant les pannes de service. L’exploitant s’efforcera de remédier aux pannes dans le cadre des possibilités techniques et opérationnelles existantes les jours ouvrables pendant les heures de bureau ou chargera des tiers de remédier à la panne.
Saisie de données
Le volume de données mensuel de la connexion Internet, la consommation d’électricité et l’utilisation de l’imprimante de l’utilisateur peuvent être saisis et enregistrés par l’exploitant. En cas de consommation excessive, l’utilisateur en sera informé. L’installation de surveillance, les protocoles Internet, les protocoles de présence, les protocoles d’accès et la consommation de boissons et de nourriture sont saisis et enregistrés. Les ouvertures et fermetures de serrures sont enregistrées par le fournisseur du système de fermeture et conservées pendant trois mois. En cas d’événements exceptionnels (par ex. cambriolage, vandalisme, etc.), l’exploitant peut consulter le journal. Les accès au réseau sont enregistrés et conservés par le fournisseur de réseau. En cas de problèmes de réseau et d’actes criminels, l’exploitant peut évaluer les données.
10) Protection des données
L’exploitant respecte les dispositions de la loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD).
L’utilisateur accepte que les données personnelles qu’il a saisies dans l’espace utilisateur soient enregistrées sur des supports de données de l’exploitant. L’exploitant peut transmettre les données à des tiers qui fournissent des prestations de service nécessaires à l’exploitation, pour autant que ces tiers aient impérativement besoin des données pour la fourniture de la prestation. Pour le reste, il est renvoyé à la déclaration de protection des données sur le site web du kuia-office.
11) Facturation et paiement
Frais fixes mensuels : La redevance d’utilisation pour les locaux et prestations réservés conformément à la convention d’utilisation est payable d’avance le premier jour du mois.
Frais supplémentaires (salles de réunion et co-working) : Les positions réservées sont facturées à l’utilisateur. Les factures peuvent être consultées à tout moment dans l’espace utilisateur sous Documents.
12) Photos, livestreams, manifestations, présence médiatique, presse
L’utilisateur consent à ce que l’exploitant puisse prendre des photos et des enregistrements vidéo dans les locaux du .kuia.office. L’exploitant est autorisé à utiliser les enregistrements réalisés à toute fin favorisant les affaires. L’utilisateur consent à une publication sur Internet et dans tous les autres médias, pour autant qu’aucun droit de la personnalité ne soit violé.
13) Modifications des conditions générales de vente
L’exploitant se réserve le droit de procéder à des modifications des conditions générales de vente. De telles modifications seront communiquées aux utilisateurs dans le portail utilisateur. De plus, les CGV peuvent être consultées sous Documents dans l’espace utilisateur. L’accord de l’utilisateur aux modifications est réputé donné si l’utilisateur ne notifie pas par écrit ou par e-mail son refus à l’exploitant dans un délai de 20 jours à compter de la communication de la modification.
14) Dispositions finales
Les présentes conditions générales de vente remplacent toutes les dispositions et conventions précédentes entre les parties. Les parties déclarent qu’il n’existe aucun accord annexe ou modification en dehors de la convention d’utilisation et des présentes CGV. Si une disposition de la convention d’utilisation ou des présentes conditions générales de vente devait être ou devenir invalide, la validité du contrat dans son ensemble n’en serait pas affectée. Les parties contractantes remplaceront la disposition invalide par une disposition valable qui se rapproche le plus possible de l’objectif économique visé par la disposition invalide ainsi que de l’équilibre contractuel initialement convenu. Il en va de même pour d’éventuelles lacunes contractuelles.
15) Droit applicable & for juridique
Le droit suisse est applicable à la relation contractuelle entre l’exploitant et l’utilisateur. Le for juridique exclusif est le lieu de situation de la chose.